COME E PERCHÉ TRASFORMARE L’OBBLIGO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA DA MINACCIA IN OPPORTUNITÀ DI CRESCITA

Le innovazioni in campo tributario inquietano più di quanto sia necessario: in Italia è avvenuto per la riforma del sistema tributario nei primi anni ’70 del secolo scorso; si è ripetuto verso la fine del secolo con l’introduzione delle trasmissioni telematiche.

Ora stiamo assistendo al terzo grande step: la “rivoluzione digitale”.

Dal 1° gennaio 2019 tutto il sistema di fatturazione attiva per i soggetti I.V.A. nei confronti di altri soggetti I.V.A. dovrà avvenire esclusivamente in forma digitale: ne deriva, quindi, che il soggetto destinatario della fattura elettronica la riceverà in forma digitale. Entrambi i soggetti (emittente e destinatario) dovranno oltremodo dotarsi di sistemi informatici per l’emissione, la lettura e la conservazione digitale delle fatture, sia emesse che ricevute.

Spesso questi cambiamenti radicali vengono percepiti dagli operatori economici come minacce: introduzione di nuovi adempimenti e costi da sopportare, con il consueto sgradito contorno di divieti e sanzioni.

Come sempre, inoltre, ogni evoluzione reca con sé dubbi, perplessità, resistenze (queste ultime, spesso, non giustificate); in questo contributo cerchiamo di capire come concretamente funziona la fatturazione elettronica e perché questa possa essere una opportunità di crescita in un’ottica di semplificazione delle procedure e di controllo di gestione.

 

Perché nasce l’esigenza della fatturazione elettronica

Il sito web Agenda Digitale specifica che «La Direttiva 2014/55/UE introduce una specializzazione del concetto di fattura elettronica intendendo con questa solo quella direttamente elaborabile in modo automatico e definisce le condizioni per le quali le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate ad accettarle, con l’ulteriore obiettivo di rendere più semplice e diffondere la fatturazione elettronica elaborabile negli Stati membri.»

 

L’introduzione dell’obbligo in Italia

Nel nostro Paese, la fatturazione elettronica non è un’assoluta novità: è stata resa obbligatoria nei confronti dei fornitori della Pubblica Amministrazione: inizialmente introdotta dalla Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Legge Finanziaria 2008), l’adempimento è entrato in vigore a decorrere dal 6 giugno 2013 in seguito all’emanazione del decreto ad opera del decreto 3 aprile 2013, n. 55.

Le norme citate hanno introdotto il divieto per le amministrazioni pubbliche di accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea nonché di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, fino all’invio in forma elettronica.

 

L’estensione dell’obbligo a tutti gli operatori commerciali soggetti passivi I.V.A.

La Legge di Bilancio 2018 (Legge 27 dicembre 2017, n. 205) ha esteso l’obbligo della fatturazione elettronica a tutti i soggetti passivi I.V.A., privati e imprese, la c.d. fatturazione B2B (acronimo di Business To Business) che scatterà, per tutte le operazioni, dal 1° gennaio 2019.

Come visto, l’introduzione della fatturazione elettronica ha avuto ed avrà tempistiche differenziate:

• dal 6 giugno 2013 per le operazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione;
• dal 1° luglio 2018, per le operazioni di cessione di benzina e gasolio, di cui abbiamo riferito approfonditamente nel nostro articolo;
• sempre dal 1° luglio 2018, per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano a contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con una amministrazione pubblica.

Infine, dal 1° gennaio 2019, sarà estesa a tutti gli operatori commerciali soggetti passivi I.V.A.

 

In cosa consiste la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è fondata su un sistema digitale integrato che consente l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture.

Si concreta in una trasmissione di flussi di dati che, attraverso la digitalizzazione, raggiunge tutti i destinatari della procedura.

Nella fatturazione attiva, i dati delle vendite e/o delle prestazioni di servizi devono essere tradotti in formato XML (eXtensible Markup Language), linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento.

La fattura così elaborata, consistente in un flusso di dati, verrà quindi inviato automaticamente all’Agenzia delle Entrate, sulla piattaforma SDI (Sistema di Interscambio) e, contemporaneamente, a mezzo PEC al cliente, sotto forma di fattura elettronica.

Un primo vantaggio operativo: non risulta possibile, infatti, retrodatare o postdatare le fatture emesse.

 

La fatturazione elettronica è una risorsa per le imprese

L’introduzione della fatturazione elettronica produrrà, a regime, un significativo contenimento dei costi di esercizio delle imprese.

L’obiettivo primario delle imprese, tuttavia, deve essere rivolto a creare in azienda una cultura digitale, già diffusa in altre nazioni con spiccato orientamento allo sviluppo economico: le imprese dovranno accelerare il processo di gestione dei documenti contabili, sia in entrata che in uscita, in formato elettronico elaborabile.

L’automatizzazione dei processi di invio e ricezione dei dati in formato elettronico elaborabile ottenuta dall’integrazione con il sistema ERP, produce efficacia e rende possibile il raggiungimento dei seguenti risultati:

• processi amministrativi più efficienti, poiché la generazione e l’invio delle fatture vengono automatizzati con conseguente riduzione di tempi di emissione e degli errori tipici della gestione manuale;
• velocizzazione dei processi commerciali, in quanto l’invio e la ricezione sono immediati;
• riduzione dei tempi di invio delle fatture genera, conseguentemente, una riduzione dei relativi tempi di incasso;
• accesso ed elaborazione più veloce ai propri documenti contabili, permettendo la tenuta di una contabilità in tempo reale, eliminando i ritardi dovuti alle digitazioni manuali;
• riduzione dei costi di esercizio, raggiungibile mediante l’eliminazione progressiva della carta, della stampa, delle spese di invio e di archiviazione di documenti cartacei – oltre che un importante contributo alla sostenibilità ambientale;
• aumento dei livelli di sicurezza e privacy nelle transazioni commerciali, poiché le fatture vengono inviate e ricevute mediante utilizzo di reti private o canali di comunicazione sicuri, inoltre, i sistemi di firma digitale garantiscono l’integrità, l’origine e l’autenticità delle fatture;
• riduzione degli spazi per l’archiviazione dei documenti contabili, poiché gli stessi sono in formato elettronico;
• riduzione dei tempi di ricerca grazie alla conservazione elettronica obbligatoria.

 

Quando adeguarsi alla fatturazione elettronica e come

Come visto, tutti i soggetti passivi I.V.A. dovranno adeguarsi alla nuova normativa ed essere attivi già dal prossimo 1° luglio 2018, ove poter ricevere le fatture elettroniche per i rifornimenti di carburante.

Evidentemente le aziende con più ampia organizzazione contabile procederanno munendosi di un sistema informatico digitale autonomo per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle fatture in formato elettronico. Le micro-imprese, in alternativa, potranno rivolgersi a professionisti già muniti di sistemi informatici ad hoc, che possano agire in loro conto per tale incombenza.

I commercialisti rivestiranno un ruolo determinante nell’avvio e nella gestione di tutte le attività connesse all’attuazione della nuova normativa, così come affermato dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili; parimenti,  l’Agenzia delle Entrate, inoltre, ha previsto una riserva di attività in favore dei commercialisti.

In nostro Studio – dotato del software dedicato alla gestione integrata della documentazione digitale – ha approntato le metodologie per gestire, per conto dei propri clienti, tutto il processo di gestione integrata delle fatture elettroniche, dall’emissione del documento sino alla conservazione sostitutiva.

Per approfondire l’argomento vi rimandiamo al prossimo articolo.

  

Walter Flavio Camillo

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